PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian Administrasi 

    Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam pengertian, yaitu :

1.    Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

2.    Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :

A. Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya. Sebagai contoh

1.    Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,

2.    Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

B. Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :

1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);

2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);

3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);

4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

C. Kepranataan (Institusi)

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.

 

  Pengertian Pekerjaan Kantor

Dapat di definisikan menurut beberapa ahli diantaranya :

·        George  R.  Terry,  pekerjaan  kantor  meliputi  penyampaian  keterangan secara  lisan  dan  pembuatan  warkat-warkat  tertulis  dan  laporan-laporan sebagai  cara  untuk  meringkaskan  banyak  hal  dengan  cepat,  guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

·        Willian  Leffingwell  dan  Edwin  Robinson,  menekankan  kepada  warkat-warkat  dari  badan  usaha,  pembuatan  warkat-warkat,  dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

·        Geoffrey  Mills  dan  Oliver  Standing  Ford,  menekankan  kepada  fungsi kantor,  yaitu  menyediakan  suatu  pelayanan  mengenai  komunikasi  dan warkat,  antara  lain  menerima,  mencatat,  mengolah,  memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan. 

Dari pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

1 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Dalam pekerjaan kantor terdapat ciri-ciri didalamnya antara lain :

> Sebagai pekerjaan pelayanan

Dalam uraian tentang peranan pekerjaan kantor telah dinyatakan bahwa pekerjaan kantor melayani pelaksanaan pekerjaan operatif (tugas-tugas pokok organisasi) dalam mencapai tujuan organisasi.

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat sebagai pelayanan terhadap semua bagian pekerjaan operatif, maka pekerjaan kantor akan merembet ke semua bagian organisasi. Pekerjaan kantor akan terdapat dari kantor pucuk pemimpin tertinggi sampai ke ruang kerja satuan organisasi terbawah, dalam pabrik atau bengkel pada instansi pusat atau  cabang-cabangnya di daerah.

 > Ruang lingkup (volume) pekerjaan kantor

Volume pekerjaan kantor ialah segala kegiatan yang diselenggarakan oleh pekerjaan kantor guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Dari perumusan pekerjaan kantor dapat diketahui volume pekerjaan kantor sebagai berikut :

a.       Menghimpun

b.      Mencatat

c.       Mengolah

d.      Menggandakan

e.       Mengirim

f.       Menyimpan

> Kedudukan/peranan pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor berfungsi melayani berhasilnya tugas-tugas pokok organisasi dengan jalan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan dan memungkinkan penyelesaian tugas pokok organisasi yang bersangkutan secara lebih baik.

> Pekerjaan yang dihasilkan

Menurut George Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan tersebut adalah sebagai berikut :

a.    Mengetik (Typing)

b.    Menghitung (Calculating)

c.    Memeriksa (Checking)

d.    Menyimpan warkat (Filling)

e.    Menelepon (Telephoning)

f.     Menggandakan (Duplicating)

g.    Mengirim surat (Mailing)

Dari uraian tersebut diatas ternyata bahwa wujud kenyataan dari pekerjaan kantor banyak sekali macamnya. Oleh karena adanya tujuh pokok kegiatan pekerjaan kantor seperti tersebut di atas, maka sudah barang tentu hasil pekerjaan kantor akan berwujud “Pekerjaan kertas (paper workes), pekerjaan pengetikan serta pengetikan”.

> Kecenderungan penggunaan tenaga wanita

Untuk pekerjaan kantor, diharapkan bagi setiap karyawan memiliki syarat-syarat sebagai berikut :

a.       Syarat-syarat pengetahuan

Setiap karyawan pekerjaan kantor harus memiliki syarat-syarat pengetahuan sesuai dengan bidang tugas pekerjaannya. Dengan syarat ini mudah-mudahan karyawan yang bersangkutan tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Misalnya seorang sekretaris pribadi harus memiliki syarat-syarat :

-          Berpengetahuan umum yang luas

-          Berpengetahuan yang baik tentang seluk-beluk organisasinya

-          Berpengetahuan tentang surat menyurat

-          Berpengetahuan tentang tata kearsipan

-          Berpengetahuan tentang bahasa Indonesia dan bahasa inggris

-          Berkehendak dan mengetahui gaya bahasa pemimpinnya

b.      Syarat keterampilan

Yaitu keterampilan melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan bidang masing-masing, misalnya seorang sekretaris harus memiliki keterampilan :

-          Teknik surat-menyurat

-          Teknik kearsipan

-          Menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa inggris

-          Mengetik

-          Menulis cepat, melayani tamu, telepon, persiapan rapat-rapat

c.       Kepribadian

Setiap karyawan harus memiliki syarat kepribadian sebagai berikut :

-          Loyalitas

-          Ketekunan/kerajinan

-          Kesabaran

-          Kerapian

-          Dapat menyimpan rahasia

Macam-macam Pekerjaan Kantor 

> Mengetik

Kegiatan pekerjaan kantor menggunakan alat-alat mesin tulis dalam membuat warkat. Agar mengetik dapat berjalan dengan bertepat guna dan baik sehingga dapat menghemat waktu, tenaga dan uang, maka juru tik harus menggunakan cara-cara yang baik.

a.     Cara mengetik yang baik menurut para ahli yaitu :

-      Sistem sepuluh jari

-      Keterampilan atau kecepatan

-      Sistem irama

b.      Pekerjaan yang umumnya dilakasanakan dengan mesin ketik yaitu :

-       Surat-surat atau laporan-laporan

-       Pembuatan daftar tabel/angka-angka

-       Pekerjaan kecil seperti kuitansi, weselpos, dll

-       Pekerjaan mengetik sheet, sheet berguna untuk menggandakan warkat

> Menyusun Surat

Untuk dapat menyusun surat dengan baik dan benar harus mengerti dan memahami benar-benar tentang bagian-bagian surat, bentuk surat, bahasa dan isi surat. Tanpa memahami hal-hal tersebut di atas surat akan menjadi tidak baik, tidak akan dapat memenuhi bentuk, isi maupun bahasa surat.

> Agenda

-       Penerimaan surat dan penomoran surat

-       Pembukaan sampul surat

-       Pengagendaan surat masuk

-       Pengagendaan surat keluar

-       Buku agenda tunggal

> Arsip

Arsip ialah kumpulan warkat yang terjadi oleh karena pekerjaan, transaksi, tindak tanduk dokumentasi yang disimpan sehingga setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

Macam-macam arsip :

a.       Arsip aktip

Ialah arsip tempat meyimpan warkat yang masih dalam proses penyelesaian, arsip aktif sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.

b.      Arsip pasip

Ialah arsip tempat menyimpan warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai diproses, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.

c.       Arsip abadi

Ialah tempat penyimpanan warkat penting dan berlaku untuk selama-lamanya.

> Ekspedisi

Ekspedisi merupakan bagian pekerjaan kantor yang bertugas mengirimkan warkat. Pada suatu instansi atau kantor yang besar ekspedisi merupakan bagian tersendiri, sedang pada instansi (kantor) yang masih kecil ekspedisi biasanya disatukan dengan bagian agenda dan arsip, sebab ekspedisi, agenda dan arsip sangat erat hubungannya.

Tugas pokoknya ialah menerima surat masuk dan mengirimkan semua surat keluar secara terpusat. Bagian ekspedisi bertugas mengurus surat-surat, dan harus menyampaikan pada pihak lain.

> Reproduksi/ganda

Setiap kantor selalu membutuhkan macam-macam warkat da formulir dalam jumlah banyak. Adapun cara-cara memperbanyak, sesuai dengan kemajuan teknologi memepergunakan berbagai alat dari yang paling sederhana sampai pada yang modern yang diciptakan oleh manusia.

Adapun jenis warkat yang diperbanyak antara lain :

·         Pengumuman/Edaran

·         Surat-surat Keputusan

·         Instruksi

·         Blangko/Formulir

Sedang alat-alat penggandaan antara lain :

·         Bermacam-macam mesin ketik

·         Mesin Stensil

·         Mesin Foto kopi

·         Mesin Scanner

·         Bermacam-macam alat Cetak

> Telepon

a.       Dalam buku Kamus Administrasi, karangan Drs. The Liang Gie dan kawan-kawan, telepon (telephone) adalah “suatu cara dan alat pengiriman berita jarak jauh untuk meneruskan perkataan atau suara”. Dalam kehidupan sehari-hari apabila satu pihak ingin berhubungan dengan pihak lain dapat menggunakan beberapa cara, cara itu ialah dengan lisan, tulisan, ataupun isyarat.Penelepon (telephoning) juga merupakan tugas pekerjaan kantor yaitu kegiatan menyampaikan keterangan secara lisan dengan menggunakan alat telepon.

b.      Cara menelepon dengan baik

Pertama-tama harus disebutkan nama diri yang jelas, kemudian sebutkan nama yang ingin diajak bicara. Hindarkanlah penggunaan kata Halo. Hal ini untuk menghilangkan kesan kurang hormat, terkecuali untuk hubungan kekeluargaan. Meskipun sukar menghilangkan kata Halo dalam percakapan lewat telepon, lebih baik menggunakan kata-kata selamat pagi, selamat siang atau selamat malam.

Bahasa yang dipergunakan dalam percakapan telepon hendaknya :

·         Sopan, jangan menggunakan kata-kata kasar

·         Bahasa yang sederhana dan jelas

·         Singkat

c.       Macam-macam pembicaraan dengan telepon

Pembicaraan dengan telepon yang terjadi dalam satu kata disebut bertelepon local, apabila pembicaraan terjadi antar kota disebut inter local, sering disingkat dengan istilah “inlok”, sedang pembicaraan yang terjadi di luar batas Negara disebut Pembicaraan Inter Nasional.

> Penerima tamu

Penerima tamu merupakan pekerjaan kantor, yaitu kegiatan melayani pengunjung agar pengunjung mendapatkan kesan yang memuaskan.

Agar tamu memperoleh kesan yang memuaskan, penerima tamu harus :

·         Mengetahui motivasi atau tujuan tamu

·         Berpakaian rapid an pantas

·         Bersikap sopan dan tertib

·         Berbahasa yang baik dan ramah

    1.     Pengetian Tata Ruang

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

-       Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

-       Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

-       Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and Control menyatakan, “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan dan penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.  

       2. Tujuan Tata Ruang Kantor

·         Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

·         Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

·         Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

·         Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

·         Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

·         Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

·         Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

·         Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

·         Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek. 

3. Manfaat Tata Ruang Kantor 

Menurut Drs. The Liang Gie dengan tata ruang yang baik akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut :

- Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karena pegawai berjalan mundar-mandir yang sebenarnya tidak perlu.

- Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

- Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya.

- Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh pemilik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

  Pengertian Komunikasi

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”), secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis. Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Jadi, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain.

A.   Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. 

                B.  Unsur-unsur Komunikasi

Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi, antara lain:

-       Komunikator.

Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi.

-       Komunikan.

Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.

-       Media.

Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya.

-       Pesan.

Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh terhadap kesinambungan komunikasi.

-       Tanggapan.

Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima